Was du auf eine Rechnung schreiben musst

Was du auf eine Rechnung schreiben musst  

Wenn Du die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückhaben willst (also die sogenannte Vorsteuer abziehen möchtest), dann verlangt das Finanzamt von Dir, dass auf der Rechnung gewisse Dinge drauf sind. Ist das nicht der Fall, dann kann das Finanzamt die Vorsteuer wieder zurückverlangen – und das kann teuer werden!

Was muss also alles auf Deiner Rechnung stehen, damit Du keinen Ärger mit dem Finanzamt bekommst?

Zunächst geht es darum, wohin die Rechnung geht. Ins Inland, in die EU oder ins Ausland.

Rechnungen im Inland

Eine inländische Rechnung muss folgende Punkte beinhalten:

den Namen und die Adresse des liefernden oder leistenden Unternehmens
den Namen und die Adresse der Empfängerin/des Empfängers der Leistung (Leistungsempfängerin/Leistungsempfänger)
Art und der Umfang/Menge der erbrachten Leistung (Leistungsumfang)
das Datum der Lieferung oder der Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt (Leistungszeitpunkt oder der Leistungszeitraum)
das Entgelt für die Lieferung bzw. die Leistung (Nettobetrag) und den anzuwendenden Steuersatz
den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag mit Bezeichnung Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer (nur den Steuersatz anzugeben reicht nicht)
das Ausstellungsdatum
die fortlaufende Rechnungsnummer
die UID-Nummer der leistenden Unternehmerin/des leistenden Unternehmers
Achtung: bei Rechnungen über 10.000€ Gesamtbetrag (also der Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer) musst Du zusätzlich die UID-Nummer der Leistungsempfängerin/des Leistungsempfängers angeben.

Bei Rechnungen bis 400€ Gesamtbetrag im Inland (eine sogenannte Kleinbetragsrechnung) brauchst Du nicht alle Merkmale auf der Rechnung. Hier reicht es, wenn folgendes draufsteht:

der Name und die Adresse des liefernden oder leistenden Unternehmen
Art und der Umfang/Menge der erbrachten Leistung (Leistungsumfang)
das Datum der Lieferung oder der Zeitraum
das Entgelt für die Lieferung bzw. die Leistung. Dabei kann der getrennte Ausweis des Steuerbetrages unterbleiben. Es genügt die Angabe des Bruttobetrages (Entgelt plus Steuerbetrag) und des Steuersatzes (z.B. 20% Umsatzsteuer)
das Ausstellungsdatum
Die Kleinbetragsregelung gilt nicht im Versandhandel, hier musst Du immer eine „ordentliche“ Rechnung ausstellen.

Rechnungen ins Ausland bzw. aus dem Ausland
Last but not least geht’s um Rechnungen aus dem Ausland bzw. wenn Du ins Ausland verschickst.

Solange dies innerhalb der EU ist, musst Du nämlich von vornherein keine Umsatzsteuer zahlen bzw. darfst keine ausweisen. Dazu muss auf der Rechnung folgendes zusätzlich stehen:

die UID-Nummer des Leistungsempfängers,
einen Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld (anführen musst du dabei den Nettobetrag ohne Steuer). Es reicht ein Satz, in dem folgendes drinnensteht: „Umkehr der Steuerschuld“ oder „Reverse Charge“
Steuerbetrag oder Steuersatz dürfen dabei nicht ausgewiesen werden.

Wenn die Rechnung/Leistung ins Nicht-EU Ausland geht, hängt es vom jeweiligen Land ab, welche Regelung gilt. Hilfreich sind dabei die Infos der Außenwirtschafts-Center der WKO.

Ein paar Regeln musst du also beachten, aber in den meisten Fällen geht es jedoch recht problemlos über die Bühne. Apropos: mit Deinem billazy Account bekommst du auch eine gratis Office Word App, die all diese Dinge bei Rechnungen automatisch für dich erstellt – so kannst du keine Fehler beim Rechnungserstellen machen!

Quellen:

BMF: https://www.bmf.gv.at/steuern/selbststaendige-unternehmer/umsatzsteuer/ust-vorsteuerabzug.html

WKO: https://www.wko.at/service/steuern/Reverse-Charge—Umkehr-der-Steuerschuld.html

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