Die Verwendung der elektronischen Rechnung ist sowohl in Österreich, als auch in ganz Europa auf dem Vormarsch. So akzeptiert der Bund Österreich seit 1. Jänner 2014 nur mehr elektronische Rechnungen von Lieferanten, etc. Auch im pirvaten und im Business-Bereich werden immer mehr elektronische Rechnungen ausgetauscht.

Der e-Rechnungsleitfaden des Bundesministerium für Finanzen Österreich (BMF) geht davon aus, das eine Papierrechnung inklusive Bearbeitungszeit und Nebenkosten bis zu 10 Euro an Kosten verursacht! Zusätzlich ist sowohl die Sicherheit als auch die Haltbarkeit der Papierrechnung deutlich geringer als jene der e-Rechnung.

Welches Format und wie genau sollen e-Rechnungen denn nun verwendet werden?

Laut EU-Gesetzgebung sind elektronische Rechnungen der Papierrechnung gleichgestellt. In Österreich wird dies durch das Bundesgesetz geregelt. Der Leitfaden des BMF gibt dazu folgende Definition der e-Rechnung ab:

„Eine elektronische Rechnung (e-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Die e-Rechnung wird nur dann als Rechnung anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sind.“

Bei Rechnungen an den Bund müssen daher spezielle Datensätze verwendet werden (www.erb.gv.at), werden die Rechnungen nicht an den Bund ausgestellt, so gelten für das Finanzamt zum Steuernachweis auch andere Datenformate:

„Gemäß § 11 Abs. 2 UStG sind die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit einer elektronischen Rechnung für die Dauer von sieben Jahren zu gewährleisten. […] Derart aufbewahrte e-Rechnungen (z. B. XML-Format, PDF-Format, Finanzbuchführungs-Software des Unternehmens) werden als Rechnungsnachweise anerkannt.“

Zum Inhalt der Rechnung an den Bund findet sich in dem Leitfaden folgende Erklärung:

“ Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen hat die e-Rechnung folgende Angaben zu enthalten:

1. die Lieferantennummer, die der Auftragsnehmerin oder dem Auftragsnehmer von der Bundesverwaltung zugeordnet wurde,
2. die Auftragsreferenz,
3. eine oder mehrere Positionsnummer(n), sofern diese Nummer(n) in der Beauftragungangegeben wurde(n),
4. die Bankverbindung (IBAN und BIC),
5. die Zahlungsbedingungen sowie
6. die E-Mail-Adresse der Vertragspartnerin oder des Vertragspartners“
Aus dem aktuellen Leitfaden des BMF Österreich geht also gervor, dass für Unternehmen die Verwendung der elektronischen Rechnung immer bedeutender wird. Dabei sollten einige Formale Kriterien (siehe oben) beachtet werden. Auch die Archivierung und Aufbewahrung der Rechnungen spielt dabei eine große Rolle. Das Finanzamt erkennt dabei elektronische Datenformate als Rechnungsnachweise an.
Nutze auch du daher die Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung um deine Kosten und deinen Arbeitsaufwand zu reduzieren!
Quelle: https://www.bmf.gv.at/egovernment/projekte/Leitfaden_Wirtschaft_e-Rechnung_V_1_0_02052013.pdf?3vtkfo